Финансовый помощник, который всегда под рукой
Если вам нужна точность и практичность в ваших финансах, но вы не хотите тратить много времени на учет расходов.

Расход

Эта статья цикла посвящена самому насущному в управлении личными финансами – учету расходов.

В предыдущей части мы разобрались с вариантами движения денег, выделив следующие:

  1. Деньги со счета попадают куда-то, где я их снова считаю/учитываю – и тогда это другой счет.
    Такое движение в Cash Organizer называется «Перевод»
  2. Деньги со счета попадают туда, где я их не контролирую и учета не веду – тогда это расходы.
    Такое движение в Cash Organizer называется «Расход»
  3. Деньги попадают ко мне на счет откуда-то, где я их не контролировал – тогда это поступление денег.
    Такое движение в Cash Organizer называется «Приход»

Платеж – Расход

Расходы… Сколько в этом слове… Расходы – самое прекрасное и долгожданное, в некотором роде мечта: возможность наконец оплатить поездку в отпуск, новую машину или понравившуюся вещь. Но, к сожалению, обладающие маленьким, не очень существенным, но, тем не менее, – недостатком – наши деньги при этом тратятся. А раз тратятся деньги, значит нужно обязательно отразить это в нашем финансовом менеджере, программе домашней бухгалтерии –Cash Organizer-е.

Первое, что нужно сделать, чтобы записать расходы – это создать платеж на вкладке «Платежи» Cash Organizer. Сегодняшняя статья будет очень легкой, т.к. все необходимые приемы работы уже известны по предыдущей статье, посвященной созданию перевода. В целом все делается точно так же, кроме единственного отличия, на котором я остановлю внимание.

Итак, по порядку:

  1. Создаем платеж, с помощью кнопки «Новый платеж» на вкладке «Платежи»
    Примечание. О новом платеже.
    Кнопка «Новый платеж» в Cash Organizer есть также на вкладке «Сводка»
  2. Устанавливаем счет «Кошелек» – да, да, да – я по старинке расплачиваюсь наличными из кошелька
  3. Устанавливаем дату платежа (у меня будет просто сегодняшняя дата)
  4. Устанавливаем название: «Магазин у дома». В поле название, как мы помним из предыдущей статьи лучше всего указывать контрагента – того, с кем мы осуществляем взаимодействие. Вдаваться в детали того, какой конкретно из магазинов и уж тем более указывать точное название юр.лица – излишне. Если конечно вы не используете CashOrganizer для управления своим бизнесом. Cash Organizer весьма мощная программа, и, зачастую, его возможности полностью удовлетворяют нужды небольшого бизнеса. Более того, определенные возможности – например, счета с общим доступом в Cash Organizer – заточены именно на потребности малого бизнеса или совместного учета финансов несколькими членами семьи. Но это более сложный материал, который я пока рассматривать, как Вы уже догадались, не буду. Как и всегда, ваши отзывы к статье могут всё изменить :)
  5. «Сумма» – установим, например, минус 700 руб. Минус – потому, что расход
  6. В поле «Примечание» укажем: «колбаса + сосиски»
  7. Поля: «Проект», «Метка» и «Номер» – заполнять не будем
  8. Осталось одно поле – «Категория». Рассмотрим его заполнение подробнее

Поле «Категория» – предназначено для указания того, на что именно пойдет платеж, если платеж это расход. Это аналогично тому, как при «Переводе» в этом поле указывается счет, на который пойдут деньги. Собственно «Категория» в расходе – это цель расходования денег.

Выбрав поле «Категория» мы видим дерево категорий – список категорий, который создается по умолчанию при создании базы. Это довольно большой и детально проработанный список. Если Вы уже уверенно чувствуете себя, организуя свои персональные финансы с помощью Cash Organizer – то, возможно, Вам стоит использовать это дерево категорий, дополнительно внеся туда те, которые нужны лично Вам. С моей же точки зрения, в целях более глубокого обучения стоит создать своё собственное дерево категорий. Мой вариант дерева будет содержать намного меньше категорий – и поверьте мне – это гораздо лучше для новичка. Более того, если Вы, посмотрев на моё дерево, заметите категории, которыми точно никогда пользоваться не будете, то лучше их и не создавайте. Создание слишком сложного дерева категорий – распространенная ошибка тех, кто впервые начинает учет личных финансов. Почему не нужно много категорий? Потому, что, как правило, чрезмерная детализация данных не понадобится Вам. Когда Вы на основе внесенных данных захотите получить отчет о Ваших расходах вряд ли вас будет волновать, например, на какие конкретно продукты были потрачены деньги: на хлеб, на картошку, или на капусту. И то, и другое, и третье – неизбежно нужно. По большому счету, нет особенного смысла даже отделять кефир от муки. С другой стороны, продукты, которые являются «излишествами» – лучше выделить – например, мороженое. Все дети Земли – сейчас я прошу у вас прощения!

Итак, создадим своё дерево (или список) категорий в Cash Organizer. Для этого сохраним наш платеж с незаполненным полем категория – мы заполним его позднее:

Обратим внимание, для нашего расхода на колбасу создалась всего одна запись в списке платежей, в отличие от двух записей при переводе. Так происходит потому, что при расходе изменяется состояние только одного счета, а не двух как при переводе:

Посмотрим теперь на то, как поменялось состояние счета «Кошелек». (Не волнуйтесь – я помню про то, что нам нужно поработать с деревом категорий – я скоро к нему перейду) Для того, чтобы посмотреть состояние счета «Кошелек» нажмем кнопку фильтра по счетам:

И выберем счет «Кошелек»:

В результате мы видим:

В области 1 – установился фильтр по счету «Кошелек». И из всего списка платежей отображаются только те, в которых был задействован «Кошелек».

В области 2 – мы видим все изменения, которые происходили с данным счетом – установление начального баланса, перевод и траты на колбасу.

В области 3 – текущий баланс на счете «Кошелек». Если все действия соответствуют действительности, то баланс должен совпадать с реальным количеством денег в кошельке. Это и есть одна из задач учета – всегда точно представлять себе состояние своих счетов.

Теперь перейдем к дереву категорий:

Какое величественное дерево категорий:

Однако сейчас мы немного попрактикуем Фэн-шуй и создадим небольшой, но гармоничный бонсай. Для этого выделим одну из категорий, щелкнув по ней, например, «Бензин». Она должна стать выделенной синим фоном. Далее воспользуемся кнопкой «Настройки» с изображением шестеренки на панели инструментов в верхней части экрана:

Затем выберем пункт «Удалить категорию…»:

И увидим диалоговое окно, запрашивающее подтверждение:

Что оно от нас хочет?
Оно хочет ответа на возникающий при удалении категории вопрос: «А что делать с теми платежами, у которых в поле «Категория» установлена категория, которую мы хотим удалить?». В Cash Organizer можно либо оставить эти платежи с пустым полем «Категория», либо выбрать какую-то другую категорию на замену удаляемой. Для выбора замены служит большая кнопка с надписью «Нет категории». Надпись «Нет категории» на кнопке означает, что в данный момент ещё не выбрана категория на замену удаляемой. Если же выбрать категорию на замену удаляемой, то надпись «Нет категории» на кнопке изменится на имя выбранной категории.

Что делать в нашем случае?
Назначать замену мы не хотим. Нас вполне устраивает вариант, в котором нет категории на замену удаляемой. Поэтому просто нажимаем кнопку «ОК».

Категория бензин удалена:

Далее таким способом можно удалить все категории. С одним условием – Cash Organizer позволяет удалять категории, только начиная с самых глубоких – тех, которые не содержат вложенных категорий. Но мы пойдем более простым путем. С помощью кнопки настройки выберем пункт «Удалить неиспользуемые категории…»:

Нажимая «Ок»:

Видим пустое дерево категорий:

Вырастим теперь свой бонсай. Для этого создадим категорию:

Здесь нам требуется только внести название категории, т.к. тип категории – «Расход» нас полностью устраивает. Название будет – «Продукты», после чего сохраним категорию:

Получим:

Аналогично создадим категории:

  1. Обязательные платежи
  2. Вещи
  3. Здоровье
  4. Развлечения
  5. Прочее

Получим:

Теперь вспомним, почему список категорий называется деревом категорий: потому, что некоторые его категории могут содержать подкатегории. Это может понадобиться для ведения более детального учета. Во время работы с Cash Organizer, крайне советую не переусердствовать при создании подкатегорий. Тем не менее для примера мы создадим несколько подкатегорий.

Щелкните ПРАВОЙ кнопкой мыши по категории «Обязательные платежи» и выберите пункт добавить подкатегорию (что вполне логично, да):

Здесь нам нужно только вписать название и сохранить. Введем название «Квартплата»:

Аналогично в категории «Обязательные платежи» создадим следующие подкатегории:

  1. Телефон
  2. Транспорт
  3. Кредит

Впрочем, если у Вас нет кредитов – то лучше их и не создавать :)

Если же есть, то получим следующее:

Перед тем как покинуть вкладку «Категория» и вернуться к нашему платежу за колбасу, обратим внимание, что окно категорий содержит столбец суммы платежей, которые были сделаны по данной категории:

Так, по встроенной неудаляемой (непобедимой и нерушимой) категории «Без категории» – были проведены платежи на сумму 110180руб. – это все наши платежи. По остальным категориям пока платежей не было. У Вас расходов на продукты не было? Сейчас будут!

Возвращаемся во вкладку платежи и выделяем левым щелчком мыши наш расход на колбасу:

Через кнопку «Настройки» выбираем пункт «Редактировать платеж»:

Примечание

Редактирование платежа можно начать просто
двойным щелчком левой кнопкой мыши по платежу

В поле «Категория» выбираем продукты:

После этого сохраняем платеж и видим, что у нашего платежа появилась категория:

Теперь заглянем на вкладку «Категория» бокового меню вкладок:

Видим, что по категории «Продукты» были платежи на минус 700руб.

Кроме того, обратим внимание, что сумма платежей по «Без категории» изменилась со 110 180 рублей до 110 880 рублей. Это произошло потому, что минус 700 рублей платежа за колбасу, которые раньше лежали в «Без категории», мы перенесли в «Продукты». Когда из «Без категории» убрали отрицательные 700 рублей – «Без категории» выросла на 700 рублей.

Таким образом, Cash Organizer предоставляет нам небольшой отчет о расходовании средств по категориям.

Вообще же, в Cash Organizer есть продвинутая система отчетов с множеством параметров для тонкой настройки.

Есть вопросы?
Закажите обратный звонок
Мы вам перезвоним
Запрос отправлен
Спасибо